Control de Inventarios ¿Cómo llevarlos?

Para administrar adecuadamente el inventario, es fundamental comprender las demandas de producción o de los clientes y determinar cuántos insumos o mercancías deben estar disponibles para evitar la interrupción de las operaciones. En la era digital actual, contar con un software que automatice los procesos es esencial para evitar la pérdida de tiempo valioso en tareas diarias de revisión de stock.

¿Cómo manejar mi inventario? Actualizar el stock es clave. ¿Cuántos productos deben estar en mi inventario? Hay diferentes tipos de inventarios para considerar.

¿Por qué es importante controlar los inventarios?

La gestión de inventarios es un elemento esencial de la administración empresarial. A pesar de su importancia, a menudo se relega a una tarea administrativa de menor relevancia. Muchas veces, se recurre a hojas de cálculo de Excel o incluso a papel y bolígrafo para registrar los activos de la empresa o negocio. Esto puede ser costoso en términos de tiempo y dinero, ya que podría requerir la contratación de más personal o resultar en errores costosos. Por lo tanto, el software de control de inventario puede ser una inversión beneficiosa para las empresas.

Sistemas de inventarios

El sistema de control de inventario más adecuado dependerá de la industria de la empresa y su planificación estratégica. Sin embargo, la elección del sistema se basa en la frecuencia con la que sea necesario realizar inventarios:

• Sistema perpetuo: Se realiza mediante el registro constante de entradas y salidas, lo que permite conocer en todo momento la cantidad de insumos o productos para la venta en almacén. Es recomendable utilizar un software que automatice ventas, devoluciones, etc. en tu negocio.
• Sistema periódico: El recuento de mercancías se realiza ocasionalmente, generalmente al finalizar un período económico. Este sistema puede realizarse varias veces al año, pero tiene el inconveniente de que las actividades del negocio deben detenerse durante el recuento.

¿Cómo llevar a cabo un control de inventarios?

El control de inventarios puede realizarse de tres formas distintas:

1. Manual: Los operarios tienen una lista del catálogo de productos y recorren el almacén para verificar la cantidad de artículos disponibles de cada referencia. Luego, anotan esa cifra. Este método puede ser propenso a errores y es viable solo para pequeñas empresas con niveles mínimos de stock y rotación.
2. Excel: Con este programa, se pueden hacer listas de los artículos en almacén. Aunque Excel tiene plantillas específicas para hacer inventarios, la mayoría del proceso de introducción de datos es manual, lo que aumenta la probabilidad de errores.
3. Sistema de gestión de inventarios: Este software automatiza el control de inventario, eliminando la necesidad de papel, agilizando el proceso y erradicando los errores. Controla todas las entradas y salidas de los productos, proporcionando un control seguro y completo de los procesos.

Sistemas de facturación electrónica con control de inventarios

La digitalización de la mayoría de los procesos a nivel mundial ha llevado a la implementación de estrategias para convertir toda la facturación física en electrónica. Este cambio beneficia no solo los procesos de recaudación de impuestos, sino también la conservación del medio ambiente al reducir la cantidad de papel utilizada. Para las empresas, este cambio es aún más beneficioso porque impulsa la automatización de procesos.

Algunos sistemas de facturación electrónica ofrecen control de inventario como un valor agregado. Con estos sistemas, ya no necesitas anotar todo lo que se vende, ya que el sistema lo hace por ti. Puedes obtener informes en cuestión de segundos para saber qué productos se venden más, cuántos tienes en stock, qué productos debes comprar con menos frecuencia, qué clientes son los más rentables, y mucho más.

Los beneficios de utilizar un software de facturación que incluya control de inventarios son numerosos. Si quieres saber cómo llevar el inventario en Facturas Rápidas EC solicita tu demo con nosotros.