Facturación electrónica y algo más

Usar Facturación electrónica es más seguro que emitir documentos físicos. Cuando obtienes una firma electrónica ya sea en formato archivo ( Usado por Facturas Rápidas ) o en formato token,estas cuenta en sí mismo con una capa de encriptación aplicada.

Cuando usas el sistema de facturación Facturas Rápidas debes acceder con una cuenta que previamente creaste la cual se encuentra protegida por usuario y contraseña. Con esta cuenta puedes acceder a todos tus datos y generar toda la información necesaria para operar en el sistema; clientes, productos, proformas, facturas, notas de crédito, notas de débito y/o retenciones electrónicas si es que tu plan lo admite.

Para emitir estos datos al SRI es necesario que subas la firma electrónica en formato archivo al sistema, lo cual te va a permitir acceder a las opciones de emitir comprobantes al SRI. Esta última función no es posible a menos que hayas especificado tu firma electrónica y la contraseña de esta.

El archivo XML y el PDF

En el proceso de envío y autorizado de un documento para con el SRI consiste en que el sistema de genere un archivo electrónico con extensión xml que contiene todos los datos de tu factura u otro documento que estés creando mismo que de manera automatizada se envía al SRI. Este documento se encuentra encriptado a varios niveles de manera que si lo abres con algún editor de texto por ejemplo ya la información que contiene nunca pasaría la validación del SRI. Toda esta información es muy técnica pero te la explicamos para que entiendas como funciona. El sistema hace todo esto por tí.

El documento PDF que se debe enviar al correo del cliente o el cual puedes imprimirle es una representación gráfica de la factura y solo se debe imprimir si el cliente lo solicita. La facturación electrónica pretende agilizar los procesos de facturación, tener mejor control de los impuestos en el país y reducir el impacto de la tala de arboles para producir papel en el medio ambiente.

Acerca de la facturación física

Cuando usas la facturación tradicional existes varios inconvenientes que se pueden presentar y si bien antes no lo notábamos ahora con el reciente uso de la facturación electrónica se hacen más evidente. ¿Quien no ha dejado el facturero el día que mas lo necesita? ¿Quien no ha tenido que desechar el 90% se sus facturas que nunca usó? y así podemos nombrar algunas más.

Acerca de la facturación electrónica

La facturación electrónica sin dudas trae ventajas, supongamos que eres un trabajador de una empresa pero a la vez cuentas con un RUC y prestas tus servicios profesionales en tu tiempo libre. Si eres de los que les gusta viajar liviano sencillamente puedes usar la app camino a tu trabajo y realizar las cotizaciones sin complicaciones e incluso compartirlas por algunas de las aplicaciones como WhastApp directamente en tu teléfono, también puedes usar una interfaz web para hacer todo el proceso.

La forma tradicional de cotizar o proformar

La forma tradicional de hacer una cotización es; buscar una computadora, abrir un excel cargar la última cotización , editarla y enviarla. Se dice fácil pero todo sabemos que suele ser un dolor de cabeza estar de viaje y si no andas con tu PC es necesario encontrar un Ciber con un excel funcional. De ahí partimos de que no tenemos una plantilla de la cual hacer la proforma. El resto imaginatelo.