Usa el documento electrónico correcto-SRI

Desde que Facturas Rápidas EC existe nos hemos encontrado con casos particulares de contribuyentes que no le dan un uso correcto a cada documento del SRI. Algunos (La mayoría) ni siquiera tienen conocimiento de para que sirven. Todos sabemos lo que es una factura incluso una factura electrónica, pero? sabes que es una nota de crédito? una nota de débito? o ¿una retención?

En este Post vamos a tratar de explicar

• Que es una nota de crédito
• Que es una nota de débito
• Que es una retención

Y lo mejor de todo lo vamos a ilustrar en lo posible para que puedas entender todos los conceptos y sobre todo dejes de anular facturas a dos manos y uses los documentos establecidos para ello. Sin más comencemos.

Caso 1 (Ana factura 10 Lamparas pero Juan devuelve dos una vez emitida ya la factura):

Ana le factura a Juan 10 Lamparas de decoración que Juan va a utilizar en la decoración de su hogar. Estos artículos son aplican un impuesto reconocido por el SRI y además Ana tiene su local debidamente registrado en el SRI por tanto debe emitir facturas y en este caso ella decidió que fueran electrónicamente ya que quiere demostrar que es una emprendedora con todas las de la ley. El resumen de su factura quedaría como sigue a continuación.

Juan se lleva las 10 lamparas a su casa y comienza a colocarlas perooo… Al final del día se da cuenta que solo va a necesitar 8 lamparas y no 10 así que regresa al día siguiente a la tienda de Ana para intentar llegar a un acuerdo de devolución. Así que al llegar Ana le dice que esta de acuerdo en devolverle la parte del dinero correspondiente y recibir las dos lamparas ya que nunca llego a usarlas. Como Ana ya emitió la factura electrónica le ofrece a Juan emitir una nota de crédito que es un documento electrónico por valor de 2 lamparas para de esta forma en la contabilidad se resta el importe de las dos lamparas que fueron devueltas sin necesidad de anular la factura y crear una nueva.

¿Que es el documento electrónico Nota de Débito?

Caso 2 (Juan regreso a la tienda de Ana por dos interruptores especiales para la misma instalación)

Juan es una persona bien perfeccionista y se dio cuenta de que en la tienda de Ana había visto unos interruptores con detalles dorados tal cual eran las lamparas y por ende necesita 2 de estos para los lugares donde le interesa que resalten en la decoración de su casa. Al llegar a la tienda de Ana esta tiene dos opciones 1: le hace una factura nueva con los dos items nuevos o 2: le crea una nota débito.

Que es una Nota de débito: La nota de débito es un documento electrónico que sirve para agregar items a una factura que ya fue emitida. Y te preguntaras pero bueno para eso mejor creo una factura!.. y si tienes razón.., pero hay casos en los que en la contabilidad es necesario saber el porque de esta nueva venta. Al crear una nota de débito debemos establecer un número de factura al cual se le adjunta y un motivo. El motivo puede ser por ejemplo (Cobro de intereses por mora, productos complementario agregado, cobro de bodegaje 25 días adicionales), en fin el motivo es un texto que refleje el porque emitimos este nuevo documento. Al trabajar usando estos documentos tendremos un mayor control de las ventas y el seguimiento de clientes.

¿Que es el documento electrónico comprobante de retención?

Hasta el momento hemos visto algunos conceptos importantes como facturas, notas de crédito y notas de débito. Existe otro documento que es igual de importante llamado Retención.

Una retención como su nombre lo indica tiene la función de retener, en este caso valores. Mediante este mecanismo el SRI tiene dos funciones fundamentales, la primera contar con liquidez inmediata de una parte del IVA que consta en la factura a la cual se le aplica y la segunda tener un mayor control de los contribuyentes y sus declaraciones pendientes ya que cuando el sujeto que emite una retención la declara ya el SRI sabrá cuanto debe ingresar en futuras declaraciones por este concepto del valor que ya fue retenido.

En este post te explicamos como usar los documentos electrónicos del SRI de manera correcta para que de esta forma no te sientas en la necesidad de esta eliminando facturas y tengas mejor control sobre tus clientes.